Garante Privacy: semplificazioni per piccole imprese

Il Garante per la Protezione dei Dati Personali, con provvedimento generale del 19 giugno 2008, ha fornito alcune indicazioni per la semplificazione del trattamento dei dati per finalità amministrative e contabili per le piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani.

Un provvedimento che si attendeva da tempo, visto il caos derivante dall'applicazione della normativa privacy, e in modo particolare dell'informativa sul trattamento dati da fornire agli interessati, nelle realtà di piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani.

L'Autorità ha in primo luogo cercato di monitorare la situazione esistente, riconoscendola carica di adempimenti superflui o inutili, e di fornire alcune indicazioni per snellire queste procedure.

Il Garante ha quindi preso atto di come spesso il trattamento dei dati, per queste piccole realtà, si riferisca solo a dati di carattere amministrativo o contabile, e non coinvolga dati sensibili o giudiziari, ed ha individuato ipotesi di semplificazione nelle quali il consenso al trattamento può non essere richiesto.

In particolare, le più importanti indicazioni, rivolte quindi esclusivamente a enti privati o pubblici, con specifico riferimento alle piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani, per la semplificazione dell'informativa del trattamento dei dati, quando il trattamento riguardi solo finalità amministrative e contabili, sono le seguenti:

1) Viene introdotta la possibilità, per i soggetti sopra indicati, di avvalersi di un'informativa breve, che può essere in prima battuta anche solo orale, per chiarire all'interessato le finalità del trattamento dati.

Tale informativa breve può poi fare riferimento anche ad un'informativa più ampia e dettagliata, che possa essere letta dagli interessati senza oneri aggiuntivi, anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici.

Il Garante riconosce inoltre la possibilità, nell'informativa più ampia, di omettere alcuni dati noti all'interessato, riferiti a dati meramente burocratici o a circostanze ovvie.

Nel caso in cui poi sia prevista la raccolta dati presso terzi, è possibile redigere un'unica informativa per i dati forniti direttamente dall'interessato e per quelli acquisiti presso terzi.

E' ribadita infine la necessità di un'informativa specifica o ad hoc quando il trattamento coinvolga specifiche informazioni o comporti particolari rischi per gli interessati.

2) Il Garante invita quindi le associazioni di categoria a predisporre informative-tipo per determinati settori o categorie di trattamento.

3) Viene inoltre precisato che, in queste realtà medio piccole, la designazione degli incaricati del trattamento dei dati può avvenire in modo semplificato, evitando singoli atti relativi a ciascun incaricato.

4) Si ribadisce inoltre che la notificazione telematica al Garante non è necessaria per il trattamento di dati con finalità amministrative e contabili, essendo obbligatoria solo nei casi previsti dall' art 37 del Codice Privacy.

5) Il Garante individua infine alcune ipotesi in cui la richiesta al consenso del trattamento dei dati personali non è necessaria: ciò avviene quando tale trattamento sia svolto esclusivamente per finalità amministrative e contabili nonché quando i dati provengano da pubblici registri od elenchi, siano relativi allo svolgimento di attività economiche o siano trattati da un soggetto pubblico.

6) E' infine riconosciuta la possibilità, sempre per i soggetti sopra indicati, di utilizzare senza il consenso gli indirizzi di posta cartacea forniti dagli interessati al fine di inviare materiale pubblicitario per fini di vendita diretta, comunicazioni commerciali o ricerche di mercato.

Tale attività, che prescinde pertanto dal consenso dell'interessato, è consentita purché riguardi beni o servizi del titolare e analoghi a quelli oggetto della vendita; che l'interessato, al momento della raccolta dei dati e in occasione di ogni comunicazione sia messo nelle condizioni di interrompere tale trattamento; che ovviamente l'interessato non si opponga a tale uso.

Osservando le indicazioni fornite dal Garante Privacy con il provvedimento generale del 19.06.08, pertanto, dovrebbero pertanto semplificarsi le procedure di informativa del trattamento dati per le piccole e medio imprese, liberi professionisti e artigiani.