e-mail: quale valore giuridico?

La lettura del codice dell'Amministrazione Digitale (di seguito C.D.A) ci aiuta a definire quale sia il valore giuridico da attribuire alle email. In modo particolare, occorre distinguere a seconda che si tratti di email "semplici", alle quali l'ordinamento riconosce una efficacia giuridica più "debole", da quelle dotate di firma elettronica qualificata o firma digitale, che sono equiparate dalla legge in tutto e per tutto alla scritture private autografate dal loro autore.

La usiamo tutti i giorni, sia nella vita privata che sul lavoro, ma ci siamo mai fermati a riflettere quale sia il valore giuridico di una email? Quest'ultima può essere equiparata ad una lettera o ad un fax, nei quali esiste la firma autografa di chi l'ha inviata, o no?

Per rispondere a questa domanda occorre partire da quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 85/05), che ad oggi rappresenta il principale testo che regola questa materia.

Questo, infatti, all'art. 21 comma 1 e 2, prevede:

1. Il documento informatico, cui e' apposta una firma elettronica, sul piano probatorio e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza.
2. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria.

Da qui si deve partire per comprendere il valore giuridico di una mail.

Occorre infatti domandarsi: la email può essere considerata un documento informatico e, data a questa prima domanda risposta positiva, la stessa può dirsi fornita di firma elettronica?

Quanto al primo quesito (la email può essere considerata documento informatico?), senza dubbio la risposta è positiva, essendo il documento informatico definito all'art. 1, lett p) del decreto sopra indicato come "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti"

La mail può essere senza dubbio definita come una rappresentazione informatica di dati e quindi un documento informatico.

Quanto poi al secondo quesito (la email può dirsi dotata di firma elettronica?), occorre innanzi tutto determinare cosa si intenda per firma elettronica. Ci aiuta a tale scopo l'art. 1 lett. q) del decreto, che definisce la stessa come "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica". E' necessario quindi un insieme di dati in forma elettronica a loro volta collegati ad altri dati informatici usati come sistema di autenticazione. Ora, questa definizione è sicuramente applicabile al sistema di invio della posta elettronica, in quanto la email fa sempre riferimento ad un indirizzo di provenienza creato presso un service provider (il fornitore della casella di posta) che presuppone che la stessa sia stata inviata attraverso un accesso riservato mediante username e password al quale è in ogni caso possibile risalire.

Fornita dunque risposta positiva ad entrambe le domande, e riconosciuto quindi applicabile anche alle mail l'art. 21 C.A.D., bisogna distinguere a seconda del tipo di email davanti alla quale ci troviamo, perché diverso è il valore attribuito al documento informatico (e quindi anche alla mail) dallo stesso articolo a seconda che questo abbia una firma elettronica (c.d. "semplice") o una firma elettronica qualificata o firma digitale.

A tale proposito, occorre ricordare che, il Codice dell'Amministrazione Digitale definisce all'art. 1 lettera r) la "firma elettronica qualificata" come "la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica"; e alla lettera s) la "firma digitale" come un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

A questo punto siamo in possesso di tutte le definizioni necessarie per poter dare una risposta alla nostra domanda iniziale: quale è il valore giuridico di una email?

A tale scopo, occorre rileggere l'art. 21 C.A.D., il quale prevede,al comma 1, che il documento con firma elettronica "semplice" sia liberamente valutabile dal giudice, tenuto conto delle sue caratteristiche di sicurezza, qualità e provenienza. Ne deriva che non è possibile attribuire un valore predefinito ad un documento di tale tipo (e quindi anche ad una semplice mail senza firma elettronica qualificata), ma questo verrà valutato caso per caso dal giudice che si trovi investito di una questione nella quale, tra i documenti portati al suo esame, ci sia pure una email.

In secondo luogo, sempre secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, il documento informatico dotato di firma elettronica semplice (e quindi anche la email) non integra il requisito della forma scritta. Pertanto, una semplice mail non potrà mai essere utilizzata in tutti i casi in cui la legge richiede per la validità di un atto la forma scritta.

Diverso è invece il caso del documento informatico con firma digitale o qualificata al quale l'art. 21, comma 2, del Codice attribuisce valore di scrittura privata a tutti gli effetti. Una email redatta nel rispetto di tali particolari forme deve pertanto essere considerata pari ad ogni altra scrittura firmata di pugno dal suo autore. L'utilizzo del dispositivo che certifica la firma certificata si presume infatti riconducibile al suo titolare, salvo prova contraria.

A differenza della semplice email, infine, una mail con firma elettronica certificata o firma digitale costituisce in tutto e per tutto un atto per il quale la legge richieda la forma scritta in quanto potrà essere utilizzata in ogni caso in cui la legge richieda la forma scritta.

In conclusione, la email può essere sicuramente considerata un documento informatico con firma elettronica. Il suo valore giuridico cambia a seconda che sia una email "semplice", la cui validità è liberamente valutata dal giudice, o una email dotata di firma elettronica qualificata o firma digitale, equiparata in tutto e per tutto ad una scrittura privata sottoscritta dal suo autore.